Huishoudelijk reglement

Tennisclub Hontenisse

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

(Link naar PDF bestand, klik hier)

RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE LEDEN

Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan:
a. het ter plaatse geldende baan- en/of afschrijfreglement.
b. schriftelijke dan wel mondelinge aanwijzingen van de bestuurs-, technische commissie-, commerciële commissieleden ofwel de door hen aangewezen toezichthouder(s) of leidinggevende functionaris(sen).
c. de door de KNLTB voorgeschreven tenniskleding en voor
smashcoartbanen toegestane tennisschoeisel. Leden die handelen in strijd met het Huishoudelijk Reglement, Statuten
of enig ander door het bestuur ondertekend document kunnen door het bestuur geschorst worden voor een periode van vier weken met een mogelijkheid tot herhalingen van deze schorsing. Het bestuur zal zich bij een dergelijke beslissing laten adviseren door een, door het dagelijks bestuur geformeerde, commissie bestaande uit drie niet-bestuursleden.

Artikel 2
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris of commissielid ledenbestand door te geven.

CONTRIBUTIE

Artikel 3
De leden zijn verplicht de contributie te voldoen vóór 1 (één) april van het desbetreffende verenigingsjaar.
Personen die later in het seizoen lid worden van de vereniging kunnen in aanmerking komen voor een lager vast te stellen contributiebedrag.

Artikel 4a
Leden die hun lidmaatschap niet willen voortzetten in het volgende verenigingsjaar zijn verplicht zich af te melden vóór 1 (één) januari. Leden die zich na 1 januari afmelden, zijn verplicht om voor dat jaar een bijdrage te betalen ter hoogte van de af te dragen KNLTB-bijdrage.

Artikel 4b
Ereleden en leden van verdiensten welke erkend zijn voor 2016 betalen alleen de bijdrage ter hoogte van de af te dragen KNLTB-bijdrage. Na 2016 worden geen nieuwe ereleden en leden van verdienste meer erkend op deze manier en deze krijgen dan ook geen vrijstelling van betaling contributie meer.

Artikel 5
Leden die hun contributie niet hebben betaald voor 1 april mogen niet deelnemen aan club- en KNLTB activiteiten (competities en toernooien).

Artikel 6
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (géén bestuurs-, TC-, Jeugd-, CC- of kascommissie zijnde), wedstrijden en andere evenementen aanwezig te zijn.

Artikel 7
De seniorleden zijn verplicht tot het verrichten van minimaal twee kantinediensten gedurende het verenigingsjaar. Daarnaast zijn seniorleden verplicht tot deelname aan schoonmaakwerkzaamheden kantine of tot deelname onderhoudswerkzaamheden van het tennispark, conform het
daartoe opgestelde reglement. Indeling, wijziging, openingsuren en controle hierop berust bij de Commerciële Commissie en Technische Commissie.

VERGADERINGEN

Artikel 8
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter dan wel vicevoorzitter en/of tenminste drie bestuursleden dit wensen.

Artikel 9
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van:
a. verzending van een schriftelijke uitnodiging aan ieder bestuurslid, tenminste 14 dagen voor de datum van de vergadering.
b. een gemaakte afspraak na afloop van de bestuursvergadering
bevestigd door verzending van een agenda minimaal acht dagen voor de vergadering.
Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter dan wel vicevoorzitter bevoegd. Hij/zij is:
– daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden
– de leidinggevende in deze vergadering en is bevoegd de spreektijd van elk lid bij ieder agendapunt te limiteren
– bevoegd de vergadering te schorsen of te verdagen
Indien aan het verzoek tot het houden van een vergadering binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

KANDIDAATSTELLING VOOR HET BESTUUR

Artikel 10
Kandidaatstelling voor het bestuur van een, door de Algemene
Ledenvergadering te verkiezen functionaris, geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, inclusief erelid of leden van verdiensten.
Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden.
Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering (bij de secretaris ofwel voorzitter/vice-voorzitter ofwel penningmeester te weten een lid van het Dagelijks Bestuur) van een daartoe strekkende verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen (of schriftelijk door het Dagelijks Bestuur vastgestelde andere termijn) vóór de Algemene Ledenvergadering.

ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 11
Een besluit van/of benoeming door de Algemene Ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering is ongeldig, met inachtneming van artikel 16, lid 9 en 10 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen, of een zodanig benoemde is gekozen met minstens tweederde van het aantal uitgebrachte geldige stemmen (blanco stemmen daaronder niet begrepen) en naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding van de vereniging.

Artikel 12
De agenda van de Algemene Ledenvergadering bevat, de uit de Statuten of voorafgaande artikelen van dit Huishoudelijk Reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de agenda door tenminste vijf leden schriftelijk (bij de secretaris of voorzitter/vice-voorzitter of penningmeester t.w. een lid van het Dagelijks Bestuur) is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 13
Indien het vereiste quorum bij aanvang van een Algemene
Ledenvergadering niet aanwezig is, wordt vijf minuten na aanvang een nieuwe vergadering met dezelfde agenda uitgegeven en aangevangen en krijgen de stemmen van de aanwezige leden volledig rechtsgeldigheid.

Artikel 14
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld.
Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Ledenvergadering, ondersteund door tenminste vier andere leden.

COMMISSIES

Artikel 15
De Algemene Ledenvergadering kan één of meerdere commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie.
Deze commissie en door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en
verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 16
De commissie, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van één van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het verenigingsjaar, met voorkeur, door de Algemene Ledenvergadering worden benoemd tot lid van de commissie in plaats van dat commissielid dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

Artikel 17
Het bestuur formeert uit de leden commissies die de werkzaamheden op zich nemen van:
– de Technische Commissie
– de Jeugdcommissie
– de Commerciële Commissie.
De uit deze commissies gekozen voorzitter vertegenwoordigt de
commissie in het bestuur.
Alle bepalingen die betrekking hebben op bestuursleden blijven ook van toepassing op dit lid.

Artikel 18
De werkzaamheden van de Technische Commissie zullen bestaan uit:
a. het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen
b. het regelen en verzorgen van de competities, toernooien en
wedstrijden
c. het aanstellen van en bevoegdheden geven aan een Verenigings Competitie Leider
d. het aanstellen van een toernooi commissie

Artikel 19
De Verenigings Competitie Leider is:
– verantwoordelijk voor en verzorgt alle werkzaamheden t.a.v. de
Landelijke en Districtscompetitie
– geeft elk lid de gelegenheid zich op te geven om aan de competitie deel te nemen en beslist over de samenstelling van de teams.
– de aanvoerders van de teams zijn verantwoordelijk voor het juist gebruik van de banen, de kantine en de beregeningsinstallatie.

Artikel 20
Het bestuur heeft de verantwoordelijkheid over de inhoud en de uitgifte van gegevens via de website / internet. De door het bestuur aangestelde en onder verantwoordelijkheid van het bestuur vallende webmaster en twee toezichthoudende bestuursleden informeren het bestuur bij onjuiste gegevensverstrekking en bij, naar hun oordeel, kwetsende informatie/communicatie.

BESLUITVORMING

Artikel 21
Verlangt over een aan de orde gesteld voorstel géén der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen.
In het tegengestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn dan wordt tot stemming overgegaan.

Artikel 22
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing.
Een stem is ongeldig indien op het stembiljet iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet het vereiste meerderheid heeft verworven, is het NIET aangenomen.

Artikel 23
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd.
Door de Algemene Ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die als kandidaat is gesteld op de wijze zoals bij Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld.
Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen tenzij bij Statuten en Huishoudelijk Reglement anders is bepaald.
Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

BESTUUR

Artikel 24
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een stemgerechtigde worden uitgebracht.
Ieder jaar treden twee bestuursleden af als volgens een op te maken rooster waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die toetreding als zodanig.
Ook treden jaarlijks af, de in artikel 9 lid 10 van de Statuten, genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezing van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschiedt in een Algemene Ledenvergadering, waarin daartoe de gelegenheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijdse ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt,
volgens het rooster had moeten aftreden.

Artikel 25
Bij ontstentenis van de voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van ALLE bestuursleden, fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.

Artikel 26
Schade aan de vereniging of één hare bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of gedeeltelijk op dat lid worden verhaald.

Artikel 27
Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 onder sub c der Statuten worden gesteld op 10% van de opbrengst van het afgelopen jaar.

Artikel 28
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige
administratie bij te houden van:
a. namen en adressen van de in Artikel 4 van de Statuten bedoelde personen
b. presentielijsten en notulen van alle bestuurs- en Algemene
Ledenvergaderingen
c. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Van de onder “a” bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt.
Van de onder “c” genoemde bezittingen (kleine voorwerpen welke korter dan een jaar te gebruiken zijn en een waarde, minder dan honderd euro, plegen te hebben) behoeven niet te worden opgenomen.

Artikel 29
Het bestuur is verplicht bij overtreding van het gestelde in het
bestuursreglement alcoholverstrekking sancties aan betrokkene(n) op te leggen.

AANMELDINGSFORMULIER

Artikel 30
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in Artikel 5 lid 1 van de
Statuten, dient vermeld te worden:
– naam
– voornamen
– postcode en woonplaats
– adres
– geboortedatum
– geboorteplaats

SLOTBEPALINGEN

Artikel 31
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en/of Huishoudelijk Reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen bedrag.
Aldus vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering
Datum, Secretaris, Voorzitter, 22 maart 2017 G. Geus M. Sponselee

Mutaties doorgevoerd:

dd : 30 maart 1989
Artikel : Kantinedienst

dd : 25 februari 1994
Artikel : Verplicht verrichten van één kantinedienst per jaar tegen
(vrijwillige) vergoeding

dd : 31 januari 1996
Artikel : Verplicht verrichten van één kantinedienst per jaar

dd : 21 februari 1997
Artikel : Kantinedienst

dd : 6 maart 1998
Artikel : Uitstel van de vergadering met 5 minuten i.p.v. 30 minuten

dd : 2006
Artikel : Algehele herziening Huishoudelijk Reglement

dd : 19 januari 2010
Artikel : Algehele herziening Huishoudelijk Reglement

dd : 04 april 2013 (besloten in de algemene
ledenvergadering van 25-02-2013)
Artikel 3 : Tweede en derde alinea eruit gehaald
Artikel 7 : minimaal 2x kantinedienst i.p.v. 1x

dd : 30 maart 2015 (besloten in de algemene
ledenvergadering van 02-03-2015)
Artikel 1 : type banen aangepast
Artikel 3 : datum van contributiebetaling aangepast
Artikel 19 : tweede punt tekstueel aangepast
Artikel 27 : bedrag gewijzigd.

dd : 14 december 2015 (besloten in de algemene
ledenvergadering van 29-02-2016)
Artikel 29 : sancties overtreding alcoholverstrekking.

dd : 22 maart 2017 (besloten in de algemene
ledenvergadering van 29-02-2016)
Artikel 4 : artikel gesplitst in artikel a en b in verband met de
toevoeging dat ereleden en leden van verdiensten alleen de
KNLTB afdracht als contributie verschuldigd zijn.
Artikel 27 : tekstueel aangepast